Dienstplan

Dienstplan, Arbeitsplan

Arbeitsplan mit allen Schichten über verwendete Arbeitsbereiche in der Periode

Der Dienstplan ist das zentrale Werkzeug zur Erstellung eines Einsatzplanes der Mitarbeiter. Grundlagen sind die betrieblichen Stammdaten zu Arbeitsbereichen, Abteilungen, Mitarbeitern mit zugewiesenen Arbeitsbereichen und Arbeitszeitdaten mit Schichtdaten. Diese Daten werden in der Stammdatenverwaltung der Personalverwaltung angelegt und gepflegt.

>>> Um einen Dienstplan erstellen zu können, müssen mindestens ein Arbeitsbereich, eine Schicht und ein Mitarbeiter angelegt sein!

Die nachfolgend angezeigten Symbole beziehen sich auf die Toolbar im oberen Bereich des Programmfensters.

Periodenstart und Periodenzeitraum

Der Periodenstart kann grundsätzlich durch Eingabe eines beliebigen Start- Datums oder Auswahl aus dem Kalender - Klick auf den Abwärtspfeil - bestimmt werden.

Die Periodenwahl wird mit dem ToolbarButton "Öffnen" gestartet.

Nach Eingabe des Datums wird mit ENTER oder der Starttaste rechts neben dem Datum die Periode geöffnet.

Der Umfang des angezeigten Periodenzeitraums wird in den Stammdaten der Personalverwaltung festgelegt. Standardmäßig werden Dienstpläne jeweils wochenweise (7 Tage) dargestellt. Im Programm wird das letzte ausgewählte Periodenstartdatum gespeichert, so daß bei erneutem Aufruf des Dienstplans jeweils die bearbeitete Periode sofort zur Verfügung steht. Dieses Datum bezieht auch auch auf die zugehörenden Programmteile "Verfügbarkeiten", "Wochenstunden" und Auswertungen - z. B. der Filmplan der Kinoverwaltung für Aufstellung zu erwartender Besucher.

Die jeweils letzte oder nächste Periode kann einfach über die ToolbarButtons für den Periodenwechsel geöffnet werden.

Arbeitsbereiche und Schichten

Der Grundaufbau des Dienstplans (Standardvorgabe) wird zunächst durch die Arbeitsbereiche (kurz: "Bereiche") und die Grundschichtzeiten ("Schicht von/bis") bestimmt. Je nach Anzahl, Anfangszeiten und Schichtlängen der definierten Grundschichten werden ein oder mehrere Schichtzeiten je Arbeitsbereich als Standard-Dienstplan angelegt. Ein solcher Standard-Dienstplanaufbau kann auch über den ToolbarButton "Tabelle mit Standardschichten" generiert werden.

Schichten ändern, entfernen, hinzufügen

Für zusätzliche Schichtzeiten können Zeilen eingefügt und die jeweiligen Anfangs- und Endzeiten editiert werden.

Ebenso ist Löschen überflüssiger Schichtzeiten durch entfernen der entsprechenden Zeile möglich. Die Eingabe in die Zeitspalte startet jeweils mit Drücken der entsprechenden numerischen Taste.

Arbeitsbereiche entfernen/hinzufügen

Die Arbeitsbereiche werden dabei in der definierten Reihenfolge aufgelistet und können hier im Dienstplan nicht geändert werden. Sollen ein oder mehrere Arbeitsbereiche nicht verwendet werden, so können diese zusammen mit den entsprechenden Schichten durch Löschen der Zeilen entfernt werden. Um im Dienstplan fehlende Arbeitsbereiche zu ergänzen, steht die Menüfunktion "Fehlende Arbeitsbereiche ergänzen" zur Verfügung. Damit werden die Grundschichten fehlender Arbeitsbereich eingefügt.

Weitere Daten und Funktionen im Dienstplan

Tagesinformationen

(STRG+T)

Besondere Ereignisse (Events) können eine erweiterte Arbeitseinsatzplanung erfordern. Als Erinnerung daran kann jedem Tag eine Tagesinformation zugewiesen werden:

Zelle einer Tagesspalte markieren, rechter Mausklick zum Kontextmenü, Auswahl der Funktion "Tagesinfo eingeben". Die Eingabe der Information wird einfach mit ENTER beendet.

Nach Bereichen und Schichten sortieren

Auch wenn Zeilen zu Schichten an jeder Stelle eingefügt werden können, so kann durch Änderung von Schichtzeiten die Reihenfolge verworfen werden. Für den erleichterten Gesamtüberblick und die Lesbarkeit des Dienstplanes kann der Dienstplan nach Arbeitsbereichen und (Anfangs-)Schichtzeiten sortiert werden.

Die Sortierung der Arbeitsbereiche erfolgt nicht alpha-numerisch, sondern entspricht der vorgegebenen Reihenfolge bei der Definition der Arbeitsbereiche in den Stammdaten Personalverwaltung.

"Joker"- Funktion

Zur Erstellung eines neuen Dienstplanes in den Folgeperioden kann jeder Dienstplan in beliebige Perioden übernommen werden. Damit steht eine Ausgangsbasis zur Bearbeitung der Arbeitseinsätze zur Verfügung. Um "auf einen Schlag" alle Mitarbeiter ohne die Arbeitspositionen löschen zu können, kann die "Joker"-Funktion zum Einsatz kommen. Hierdurch werden alle Einsatzpositionen erhalten, aber die Mitarbeiternamen duch einen "Joker" ersetzt.

Fortschreibung der Periode - "Neue Periode"

Aufeinanderfolgende Perioden der Dienstpläne werden oft Ähnlichkeiten aufweisen; seien es besondere Schichtaufteilungen, sei es eine grundsätzliche Verteilung der Mitarbeiter. Hier muß der Dienstplan nicht immer wieder von grundauf erstellt werden!

Mit der Funktion "Neue Periode" kann der aktuell angezeigte Dienstplan jeweils in die nächste - oder auch eine beliebige andere - Periode übernommen werden.

Nach einer Sicherheitsabfrage, ob der aktuelle Dienstplan übernommen werden soll, wird die Wahl des Startdatums der neuen Periode mit dem Datum der Folgeperiode vorgeschlagen. Dieses kann bestätigt oder auch geändert werden. Alle Daten werden damit in die neue, gewählte Periode als Vorlage vorgetragen.

>>> Achtung: Vorhandene Daten in der gewählten Ziel-Periode werden dabei überschrieben!

Speichern des Dienstplans

Spätestens beim Verlassen eines bearbeiteten Dienstplans - Beenden des Programmteils oder Wechsel der Periode - sollte der Dienstplan gespeichert werden. Seitens des Programms erfolgt eine entsprechende Meldung und Abfrage, falls geänderte Daten vorliegen.

Mit dem ToolbarButton "Sichern" kann das Speichern des Dienstplans auch direkt veranlaßt werden.

Verwerfen der Änderungen im Dienstplan

Manchmal werden Einsatzänderungen nur probehalber vorgenommen, um die Möglichkeiten zu erkennen. Solange Änderungen am Dienstplan noch nicht abgespeichert wurden, können alle Änderungen verworfen werden.

Ausdrucke zum Dienstplan

Sowohl der Dienstplan als auch die Stundenübersicht im Dienstplan können jederzeit ausgedruckt werden.

Soll der Dienstplan noch als Arbeitsgrundlage dienen, empfiehlt sich der Ausdruck als "Arbeitsplangrundlage". Hier sind alle Hinweismarkierungen (Farbmarkierungen) im Ausdruck enthalten, während der Ausdruck des Dienstplanes nur die Einsätze der Mitarbeiter darstellt.

Weitere Ausdruckmöglichkeiten bestehen in den Sub-Programmen, die direkt aus dem Dienstplan abgerufen werden können.

Die spezielle Druckroutine des Dienstplans versucht, automatisch einen Tabellenausdruck zu erreichen, der den gesamten Dienstplan auf einer DIN-A-4-Seite unterbringen kann. Hierzu erfolgt ein horizontaler und vertikaler "Zoom" der Tabelle, indem die Spaltenbreiten und Zeilenhöhen dem zur Verfügung stehenden Platz prozentual angeglichen werden! Dabei kann es auch zur automatischen Anpassung der Schriftgröße kommen.

Dies ist jedoch wegen der Lesbarkeit nur begrenzt möglich. Wird ein minimaler Grenzwert für die Schriftgröße erreicht, so erfolgt mit Erreichen des Seitenendes ein automatischer Seitenumbruch. Dies kann dann nur durch Verminderung der Anzahl der Schichtzeilen verhindert werden.

Einsatz der Mitarbeiter im Dienstplan

Zu jeder Tag/Schicht-Kombination (Zelle im Schnittpunkit) kann ein Mitarbeiter festgelegt werden. Hierzu wird einfach die entsprechende Zelle der Dienstplantabelle mit einem Mausklick oder mittels den PFEILTASTEN markiert und der Anfangsbuchstabe des Mitarbeiternamens auf der Tastatur gedrückt (oder die LEERTASTE). Es erscheint eine Mitarbeiterauswahlliste, die alle Mitarbeiter auflistet. Ein Doppelklick öffnet direkt die Mitarbeiterliste.

Die Auswahl wird mit ENTER bestätigt; mit einem Mausklick in eine andere Zelle der Tabelle wird die Auswahl ebenfalls beendet. Mit ESC kann die Eingabe/Änderung abgebrochen und verworfen werden.

Löschen eines Mitarbeiter-Eintrages

Um einen Mitarbeiter-Eintrag zu entfernen, wird einfach mit der LEERTASTE ein leerer Eintrag generiert!

Machbarkeitskontrollen

Die wesentlichste Funktion in der Personaleinsatzverwaltung ist, die gegebenen Möglichkeiten an Arbeitsbereichen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter mit den Erfordernissen des betrieblichen Ablaufs zu verbinden. Daher wird bei jeder Festlegung des Einsatzes eines Mitarbeiters seitens der Programmfunktion überprüft, ob alle Rahmenparameter eingehalten werden. Hierfür wird eine "Mitarbeiterinformation" generiert, die im unteren "Infobereich" des Programmfensters angezeigt wird und relevante Daten zur Verfügung stellt.

Verschiedene mögliche "Probleme" werden farblich hervorgehoben, so daß eine schnelle Orientierung möglich wird.

Problemmeldungen zum Einsatz

Folgende Problemmeldungen werden berücksichtig und angezeigt:

Außerhalb Verfügbarkeit

Hier wird einerseits die zum Mitarbeiter zur Verfügung stehende Arbeitszeit berücksichtig ("außerhalb Zeitspanne"), aber auch der Arbeitsbereich, für den der Mitarbeiter eingesetzt werden kann ("Falscher Breich").

Bestehende Konflikte werden beschrieben.

Mehrfachbelegung

Ein Mitarbeiter wurde an einem Tag mehrfach eingesetzt. Dies kann mehrere Schichten und/oder auch verschiedene Arbeitsbereiche betreffen und muß gelöst werden.

Urlaub / Freier Tag

Ein Mitarbeiter, der nicht anwesend ist, kann schlechterdings nicht eingesetzt werden. Dabei kann es sich um Urlaubstage und freigenommene Tage handeln. Der Konfliktgrund wird im Meldetext konkret ausgewiesen.

Spätschicht / Frühschicht

Wird ein Mitarbeiter an aufeinanderfolgenden Arbeitstagen eingesetzt und dabei eine erforderliche Ruhepause zwischen den Arbeitszeiten unterschritten, so erfolgt die entsprechende Meldung mit Verweis auf die Konfliktuhrzeit. Die zugrundeliegende Ruhepause ist in den Stammdaten der Personalverwaltung einstellbar. Diese Meldung erfolgt immer auch periodenübergreifend, also zum Vortag der Periode und dem nachfolgenden Tag.

Zeitweise Verfügbarkeit

aufgrund einer Mitarbeiter- Meldung

Kann ein Mitarbeiter nur aufgrund einer zeitweisen Verfügbarkeit eingesetzt werden, so erfolgt lediglich ein Hinweis darauf. Der Einsatz kann also erfolgen, eine dauerhafte Einplanung ist jedoch an der Stelle nicht möglich.

Die erfolgreiche Anzeige der Mitarbeiterinformationen zur Einsatzmöglichkeit basiert auf richtigen Daten in den Verfügbarkeiten und bei den aktiven Meldungen des Meldesystems. Diese Bereiche müssen daher immer auf dem aktuellen Stand sein!

Beim Eintritt in den Dienstplan erfolgt zunächst immer eine Gesamtkontrolle, mit jeder einzelnen Änderung eine Fallkontrolle. So werden zwischenzeitliche Änderungen an den Ausgangsdaten außerhalb des Dienstplans sofort angezeigt.

Vom Dienstplan aus ist u. a. ein direkter Zugriff auf die Verfügbarkeiten möglich.Hier können bestimmte Korrekturen durchgeführt werden (Zeitbereiche).

>>> HINWEIS: Damit solche externen Änderungen während der Bearbeitung des Dienstplanes auch im Dienstplan wirksam werden, müssen diese Änderungen abgespeichert und im Dienstplan gegebenenfalls eine vollständige Berechnung gestartet werden. Dies kann mit dem ToolbarButton "Gesamt-Kalkulation" direkt erzwungen werden.

ToolbarButton "Gesamt-Kalkulation" :

Weitere Informationen zum Mitarbeitereinsatz

Der Dienstplan als zentrales Arbeitsinstrument bietet weitere Direkt-Informationen, die als Grundlage für die Einsatzplanung sinnvoll sind. Im Dienstplan werden solche Zusatzinformationen optional direkt angezeigt oder es können entsprechende Programmteile direkt aufgerufen werden.

Besucherstatistik zum Filmplan

- Spezial: Kinoverwaltung -

Der zu planende Arbeitseinsatz von Mitarbeitern hängt in saisonal-, wochentags, tageszeit- oder ereignisbezogenen Betrieben stark von dem zu erwartenden Aufwand ab; in Kinos, Theatern oder Veranstaltungen also zum Beispiel auch von den zu erwartenden Besucherzahlen. Der "Filmplan Kino" bietet hier die Möglichkeit, anhand der geplanten Vorführungen eine Besucherabschätzung vorzunehmen, die wiederum Grundlage für die Planung des Mitarbeitereinsatzes sein kann.

Darüberhinaus können mit dem "Filmplan Kino" auch statistische Auswertungen zu der Arbeitseinschätzung, dem Arbeitsaufwand je Besucher und letztlich, bei Erfassen der zugehörenden Umsätze in Zusatzeinrichtungen (Beispiel: Gastronomische Angebote), zum erzielten Umsatz je Besucher erbracht werden. Die Daten des Dienstplanes stehen simultan auch im "Filmplan Kino" zur Verfügung. Der Programmteil "Filmplan Kino" kann in der Programmausgabe "Kinoverwaltung" direkt aufgerufen und bearbeitet werden.

Da alle Periodendaten jeweils über alle Perioden, Monate und Jahre gespeichert werden, kann leicht auf Erfahrungen und Informationen der Vergangenheit zurückgegriffen werden. Durch diese fortschreitende Datensammlung werden zusätzlich viele weitere Auswertungen und Abrechnungen möglich!

Stundenübersicht der Mitarbeiter (MTA)

Einerseits zur "gerechten Verteilung" von Arbeitseinsätzen unter den Mitarbeitern, andererseits auch um Arbeitsstundengrenzen einzelner Mitarbeiter zu berücksichtigen, werden mit jeder Eingabe im Dienstplan simultan die Einsatzstunden aller Mitarbeiter berechnet und überwacht. Mit Aufruf der "Stundenübersicht Mitarbeiter" wird eine Übersicht zu allen Mitarbeitern angezeigt, die sowohl die Summe an Arbeitsstunden je Tag als auch je Mitarbeiter und Periode darstellt. Hier werden auch festgelegte Arbeitsstundengrenzen bei Überschreitungen farblich hervorgehoben. Arbeitsstundenbegrenzungen können in den Stammdaten Personlaverwaltung erfaßt werden.

Stundenübersicht zu den Arbeitsbereichen

Neben dem Arbeitsaufwand der Mitarbeiter bietet der Dienstplan auch eine Übersicht der Arbeitsstunden zu den Arbeitsbereichen, die ebenfalls simultan mit jeder Eingabe und Änderung berechnet werden. Diese Informationen stehen optional durch Einblendung mit Button "Stundenbereiche E/A", Menü: "Ansicht -> Stundenanzeige Bereiche", zur Verfügung.

Adressinformationen und Kontaktdaten

Immer wieder einmal kann es zu erforderlichen Rückfragen an Mitarbeiter kommen oder es muß auf Informationen und Daten zu Mitarbeitern zurückgegriffen werden. Auch dies ist direkt aus dem Dienstplan sofort und ohne Umwege möglich: Den Mitarbeiter im Dienstplan mit einem Mausklick markieren und die "Adressinformation" aufrufen. Mit einem Rechts-Mausklick kann auch ein Kontextmenü für weitere Möglichkeiten zum Dienstplan aufgerufen werden.

Im Adressbuch werden neben den Adressdaten und Zusatzinformationen auch Kommunikationsdaten wie Telefon, Fax, aber auch Email-Adresse vorgehalten. Mit der Email- Adresse kann zum Beispiel schnell eine Email an den Mitarbeiter abgesendet werden, um über erforderliche Rücksprachen zu informieren...