Meldesystem Personal Administration

Meldungseingang, Meldungsprüfung, Meldungsbestätigung, Meldungsablehnung

 

Bei unreglemäßigen Einsätzen von Personal im Schichtdienst oder bei Aushilfskräften müssen Dienstpläne nach den Verfügbarkeiten der Mitarbeiter ausgearbeitet werden. Dabei sind Urlaubstage und Freie Tage ebenso zu berücksichtigen wie auch die verfügbaren Arbeitszeiten, zu denen die Mitarbeiter Zeitangebote machen können. Bei studentischen Aushilfskräften sind zudem Grenzen der Wochen- bzw.Monatsarbeitsstunden zu berücksichtigen.

 

 

Das Meldesystem Personal gibt die Möglichkeit, diese diversen "variablen Größen" in der Dienstplangestaltung zu berücksichtigen und einzuarbeiten. Neben der Sammlung aller eingegangenen und noch nicht bearbeiteten Meldungen, werden die "Aktiven Meldungen" (Meldungen, die bestätigt wurden und entsprechend bei der Dienstplanerstellung vom Programm berücksichtigt werden) und die jeweils geltenden Verfügbarkeiten periodenweise angezeigt.

 

 

 

Meldungseingang

Die Erfassung der Meldungen von Mitarbeitern kann über mehrere Kanäle erfolgen.


    • Manuelle Meldungs-Erfassung von beispielsweise telefonischen oder persönlichen Meldungen von Mitarbeitern direkt in der Meldesystem-Administation durch die Personlaverwaltung. Dadurch gehen keine Meldungen verloren und werden direkt in der zentralen Meldedatei zur Weiterverarbeitung vorgehalten.
    • Hierfür steht ein Eingabeformular innerhalb der Meldesystem-Administration der Personalverwaltung zur Verfügung.

 

 

    • Externe Meldungs-Erfassung LAN durch die Mitarbeiter selbst über spezielle Formular- Software, die auf im Netzwerk der Personalverwaltung installiert ist.
    • Hierfür steht optional ein PSNV PcClient zur Verfügung, der über im Betriebsbereich verteilte Formulare auf Arbeitsplatz-Computern, Terminals von Mitarbeitern erfaßte Meldungen sammelt, die zentral in der Meldesystem- Administration abgerufen werden können.


 

 

    • Externe Meldungs-Erfassung WEB: Um Mitarbeitern die Möglichkeit zugeben, Änderungen an Verfügbarkeiten, Mitteilungen zu Urlaubstagen oder freizunehmenden Tagen auch von zuhause und verteilten Orten aus abgeben zu können, kann optional ein PSNV WebClient in das Personalverwaltungssystem eingebunden werden. Mit dem WebClient können Meldungen und Mitteilungen über jeden Internet-Anschluß von beliebigen Orten aus eingegeben werden. WebClients sind geschützten User-Bereichen ausgestattet und stehen damit nur angemeldeten und freigegebenen Mitarbeitern zur Verfügung!

 

 

Beispiel PSNV WebClient (Cloud-Anwendung)

 

Alle externen Meldungen werden automatisch gesammelt, bis eine Rundruf-Abfrage durch die Meldesystem-Administration durchgeführt wird. Damit werden alle Meldungen automatisch in die Meldesammlung zur Weiterbearbeitung übertragen. Die externen Meldeerfassungssysteme PCClint und WebClient bieten die Möglichkeit einer Meldebestätigung für die Mitarbeiter und stehen auch außerhalb der Arbeitszeiten der Personalverwaltung zur Verfügung.

 

 

Externe Meldungen abfragen

Das Vorliegen externer Meldungen kann nach Bedarf manuell abgefragt werden. Mit Klick auf den ToolbarButton "Externe Meldungen Importieren" erfolgt eine Abfrage entsprechend den Einstellungen und Definitionen in den Stammdaten Personlaverwaltung zum Meldesystem.

 

>>> Beim Start des Programmteils erfolgt zunächst jeweils eine automatische Meldungsabfrage (sofern externe Meldungen aktviert wurden).

 

 

Meldungsprüfung  

Alle gesammelten Meldungen der Mitarbeiter stehen in der zentralen Bearbeitungsliste zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Durch Auswahl einer Meldung mit einem Mausklick in die Meldezeile werden die Daten im Eingabeformular angezeigt. Hier können noch nachträglich Änderungen vorgenommen werden.

 

Um die Auswirkungen der Meldedaten zu prüfen, wird mit der Meldungsprüfung die aktuelle Verfügbarkeitstabelle der Periode zum gemeldeten Datum angezeigt und die Meldung optisch hervorgehoben dargestellt.

 

 

Hervorhebung des Meldebereichs mit Name und betroffenenem Tag  in der Verfügbarkeitsliste (Info)

 

Alle bereits aktiven Meldungen zu Urlaubs- und Freien Tagen werden ebenso angezeigt wie die aktuellen Verfügbarkeiten, so daß leicht eine EInschätzung der Auswirkungen durch die Verfügbarkeitsänderungeneingeschätzt werden können. Urlaubs- und Fehl-Tage werden besonders hervorgehoben und die Summe je Tag angezeigt. Die Hervorhebung hängt von der Einstellung der maximalen Urlauber/Tag in den Stammdaten Personalverwaltung ab.

 

 

Summen der fehlenden Mitarbeiter je Tag in der Verfügbarkeitsliste (Info)

 

Bereits gültige aktivierte Änderungen können auch simulatan in der Übersicht "Aktive Meldungen" durch Überblendung verglichen werden. Insbesondere können so zeitweise geänderte Verfügbarkeitszeiten kontrolliert werden. Mit einem Mausklick auf den entsprechenden Tab wird die Anzeige umgeschaltet.

 

 

Meldungsbestätigung  

Nach Prüfung des Meldewunsches können die Meldedaten in die "Aktive Meldeliste" übergeben werden. Der Vorgang wird einfach bei angezeigter Meldung mit dem Button "Mldg. bestätigen" gestartet. Damit werden diese Änderungen bei den Verfügbarkeiten und der Mitarbeitereinsatzkontrolle im Dienstplan berücksichtigt.

 

Zeitweise Verfügbarkeitsänderungen - Urlaub, Freier Tag, einmalige Verfügbarkeitszeit- Änderungen - werden in der Aktiven Meldeliste vorgehalten und können dort auch bei Bedarf entfernt werden. Dauerhafte Verfügbarkeitsänderungen werden direkt in die Verfügbarkeitstabelle eingetragen. Dadurch können solche dauerhaften Änderungen beim nächsten Periodenwechsel übernommen werden.

 

 

Meldungsablehnung, Löschen der Meldung  

Kann einem Meldungswunsch nicht entsprochen werden, so wird keine Meldungsbestätigung durchgeführt. Um den Mitarbiter darüber zu informieren, können die Kontaktdaten aus dem "AdressInfo" genutzt werden. Dazu gehört auch die EMail-Adresse des Mitarbeiters im Adressbuch, mit der direkt die Erfassung einer Email mit dem Standard- Email-Client gestartet werden kann.

 

Die ursprüngliche Meldung in der Meldesammlung (Meldungseingang) sollte nach Bearbeitung durch Markieren mit einem Mausklick und dem Button "Mldg. Löschen" entfernt werden.

 

Löschung Aktiver Meldungseinträge

Sollten einmal bereits aktivierte Meldungen nachträglich geändert werden müssen, so erfolgt dies in der Aktiven Meldeliste. In dieser Tabelle den Eintrag der Meldung mit der Maus markieren und die LEERTASTE betätigen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob dieser Meldungseintrag wirklich gelöscht werden soll.

 

 

Nach einer positiven Bestätigung wird der Meldungseintrag gelöscht.

 

>>> Hinweis:        Nur Meldungen zu zeitweisen Verfügbarkeitsänderungen werden in der Aktiven Meldetabelle vorgehalten und können dann dort gelöscht werden!

Dauerhafte Verfügbarkeitsänderungen (Zeiten) werden in den "Verfügbarkeiten" bearbeitet und geändert.