Verfügbarkeiten Mitarbeiter

Zeitplan der verfügbaren Zeiten aller Mitarbeiter, Urlaubstage, Frei-Tage

Die Verfügbarkeitstabelle gibt eine periodenweise Aufstellung der Verfügbarkeitszeiten aller Mitarbeiter für jeden einzelnen Tag der Periode und damit letztlich des gesamten Jahres. Dabei werden sowohl die möglichen Verfügbarkeitszeiten als auch bestätigte Urlaubstage und Frei-Tage angezeigt.

Woher kommen die Daten?

Daten zu den einzelnen Zeitbereichen können manuel eingetragen werden. Dies ist im Wesentlichen bei dem Neuaufbau einer Verfügbarkeitsliste oder dem Zugang eines neuen Mitarbeiters erforderlich. Eingetragen werden dabei nur die bleibenden, also "dauerhaften" Verfügbarkeitszeiten. Nur zeitweise zu ändernde Daten wie Urlaub, Freier Tag oder einzelne abweichende Arbeitszeiten werden nicht hier eingetragen, sondern nur durch das Meldesystem verwaltet!

Durch Meldungen zu dauernden Verfügbarkeitszeiten können diese auch durch das Meldesystem selbst eingetragen werden! Zum Beispiel dann, wenn ein neuer Mitarbeiter über Meldeformulare seine Zeiten bekannt gibt.

Periodenwahl, Perioden Fortschritt

Die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter werden periodenweise - im Allgemeinen wöchentlich - angezeigt.

Vorgegeben wird die jeweils zuletzt bearbeitete Periode.

Über das Menü "Verfügbarkeiten" oder den Toolbar-Button "Öffnen" kann das Datum des Periodenstarts frei ausgewählt werden. Um einfach die Periode in den nächsten oder vorhergehenden Zeitraum zu wechseln, stehen die Toolbar-Buttos "Pfeil-Links" und "Pfeil-Rechts" zur Verfügung.Entsprechende Menüeinträge sind ebenfalls vorhanden. Es können beliebige Perioden angewählt und auch bearbeitet werden, auch über Jahreswechsel hinaus und inklusive..

Neue Periode..

Wurde eine Folgeperiode noch nicht bearbeitet, so steht zunächst lediglich die Grundtabelle mit allen Mitarbeiterdaten zur Verfügung. Gleiches wird übrigens auch durch den Toolbar-Button "Tabelle leeren" erreicht.

Um nun nicht immer wieder manuell alle Verfügbarkeitsdaten (dauerhafte Zeiten!) eingeben zu müssen, kann mit der Funktion "Neu" - Toolbar oder des Menü "Verfügbarkeiten" - eine neue Periode mit den aktuell dargestellten Daten gefüllt werden. Die aktuellen Daten werden also in die nächste oder auch eine andere ausgewählte Periode fortgeschrieben. Hierzu erscheint ein Meldefenster, das mit 'Ja' zu bestätigen ist.

Anschließend kann das Datum der neuen Periode angegeben werden, Standardvorgabe ist die jeweilige Folgeperiode.

Achtung: Bereits vorhandene Daten in der gewählten neuen Periode werden bei dieser Aktion überschrieben!

Dateneingaben

Die Tabelle Verfügbarkeiten kann einfach durch Auswahl der gewünschten Zelle und Start der Dateneingabe direkt mit den entsprechenden Datentasten (Ziffern für Zeitangaben) gestartet werden. Der Abschluß der Dateneingabe der Zelle erfolgt mit ENTER (oder auch TAB / UMSCHALT- TAB und PFEILTASTEN oder UMSCHALT+PFEILTASEN). Um vorhandene Daten nur zu editieren, kann die Eingabe auch mit Doppelklick-Maustaste-Links gestartet werden.

Wird bei der Eingabe ein Fehler gemacht, kann die Eingabe ESC abgebrochen werden, wobei die Änderung dann nicht übernommen wird.

Zeitformat

Die Zeitangaben sind im Format hh:mm anzugeben. 'hh' steht für die zweistellige Stundenangabe, 'mm' für eine zweistellige Minutenangabe. Falsche Zeitangaben werden abgewiesen und durch einen 'Leereintrag' (--:--) ersetzt!

Verwerfen

Solange die Daten noch nicht gespeichert wurden, können Änderungen insgesamt rückgängig gemacht werden (Toolbar Button ).

Daten speichern

Wurden Daten geändert, erfolgt beim Verlassen des Programmes oder auch nur bei Änderung der Periode ein entsprechender Hinweis. Manuell können Daten aber auch mit den zugehörenden Menüfunktionen (und Toolbarsymbolen , Tasten STRG-S) direkt abgespeichert werden.

Stundensummendaten

Für einen Überblick zu den zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden werden die einzelnen verfügbaren Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter, die Summen an verfügbaren Arbeitszeiten je Tag und die Geamtsumme in der Periode jeweils sofort bei Änderungen berechnet und ausgewiesen.

Meldedaten zu Zeiten, Urlaub, Freier Tag

Sofern von den Verfügbarkeitszeiten abweichende Meldedaten vorliegen, werden diese farblich hervorgehoben dagestellt und global durch eine Meldeanzeige unten links im Fenster zur Aufmerksamkeit gebracht. Diese Meldedaten werden in einem Meldearchiv vorgehalten, falls entsprechende Änderungen im Meldesystem bestätigt wurden. Die Anzeige weist damit sofort sichtbar auf Änderungen und Abweichungen hin.

markierter Meldebereich

Globale Meldeanzeige (links)  und konkrete Meldedaten (rechts)

Kontrolle der Meldedaten

Mit einem Mausklick auf ein durch eine Meldung markiertes Feld wird die Meldung selbst mit den entsprechenden Daten angezeigt!

Zeitweise geänderte Arbeitszeitdaten werden in der Tabelle selbst nicht angezeigt, sondern nur durch Hervorhebung des Bereichs gekennzeichnet!

Urlaubsmeldungen und Meldungen zu freien Tagen werden in der entsprechenden Spalte F (Fehltage) mit farblicher Hervorhebung direkt dargestellt.

Aus den Urlaubs- und Frei-Tagen werden die Summen der Fehltage je Tag berechnet, in der Summenzeile angezeigt und bei Überscheiten der Maximalwerte für "Urlauber/Tag" (Stammdaten Personalverwaltung) farblich markiert. So kann schnell eingeschätzt werden, ob einer Urlaubsanfrage oder Anfrage zu einem Freien Tag stattgegeben werden kann.

Dauerhafte Änderungen der verfügbaren Arbeitszeiten

Meldungen, die dauerhaft die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters betreffen, werden normalerweise bereits mit der Melde-Administration in die Verfügbarkeiten eingelesen. Ist dies noch nicht geschehen, so wird diese Meldung ebenfalls markiert angezeigt, kann aber dann in die Verfügbarkeitsliste übernommen werden. Damit stehen diese Änderungen für die fortlaufenden Perioden zur Verfügung!

"Vergessene" dauerhafte Zeitänderung kann übernommen werden

Ausdrucke

DIe Verfügbarkeitstabelle kann auch ausgedruckt werden.

Soweit entsprechend den Daten möglich, versucht die Druckroutine, die Gesamttabelle durch Zooming auf einer Standard-DIN-A-4-Seite unterzubringen. Erst bei der Unterschreitung von Minimaldaten erfolgt ein Seitenumbruch.

Vom Druckdialog aus können Drucker und -Parameter, Dokumentformat und -Parameter eingestellt bzw. eingerichtet werden.