eRechnung

Exportieren und Importieren digitaler Rechnungsdateien

Ab dem Jahr 2025 sind alle Gewerbetreibenden verpflichtet, eRechnungen anzunehmen. Mit der eRechnung wird die digitale Übertragung von Rechnungsdaten ermöglicht, die letztlich Papier-Ausdruck und -Versand ersetzen sollen. 

eRechnungen können in Digisoft Branchen-Software für (halb-)automatische Buchungen von Eingangsrechnungen verwendet werden (s. eRechnungen importieren).

Für die Erstellung von eRechnungen für die Ausgangsrechnungen gibt es noch Übergangsfristen und auch Ausnahmen. Es kann jedoch nicht schaden, eRechnungen schon für den Datenaustausch für die Buchhaltung einzusetzen, um eine Menge Tipparbeiten einzusparen.

Für die Erstellung von vollständigen eRECHNUNGEN stehen im Faktura-Bereich der Branchen-Software "Firmenverwaltung" die Programmteile "Auftrag, Lieferschein, Rechnungen" und "Auftrags-und Vertragsverwaltung" zur Verfügung, damit eRechnungen erstellt und versandt werden können. Derzeit werden nur Rechnungsstellungen mit  e i n e m  Umsatzsteuersatz erstellt.

Ebenfalls können eRechnungen in verkürzter Form aus vorhandenen Buchungsbelegen im Belegdialog für Debitoren (Kunden, Mieter, Eigentümer WEG) exportiert und für Kreditoren importiert und gebucht werden. Die Dialogbuchungen können beispielsweise im Journal zu Buchungen aufgerufen werden, die über die Buchungsautomation mit Belegdialogen (Soll-Belege) erstellt wurden.

Digisoft Software verwendet für die Erstellung von eRechnungen die CEN-Norm EN 16931 (innerhalb Europas empfohlen) mit der CII-Syntax (Export und Import) und zusätzlich zum Importieren die UBL-Syntax (nur Import). CII (oder UN/CEFACT) wurde von den Vereinten Nationen entwickelt, UBL (Universal Business Language ISO 19845) von der Organisation OASIS, beide werden als XML-Datei umgesetzt.

Grundeinstellungen eRechnung

Um eRechnungen erstellen zu können, braucht es einige vorgehaltene Daten im System. Dazu gehört zuallererst der Rechnungssteller, also der Absender der eRechnungen.

Der Rechnungssteller ("Seller", Verkäufer) wird als Stammdatensatz im Adressbuch Allgemein angelegt (falls nicht sowieso bereits vorhanden) und in den Stammdaten Mandant mit dem AdressCode definiert. Der Eingabebereich befindet sich neben den Vorgaben für Bankkonten des Mandanten / Objekts. 

Im Datensatz des Rechnungsstellers wird das Datenfeld Zahlungsziel für eRechnungen verwendet, falls mit dem Rechnungsempfänger ("Buyer", Käufer) nichts anderes vereinbart ist. Mit Debitoren vereinbarte individuelle Zahlungsziele können im Datensatz Debitoren (Kunden, Mieter, Eigentümer WEG) im Datenfeld Zahlungsziel vermerkt werden und werden in eRechnungen benutzt.

Mandanten / Objektverwaltung

Eingabebereich eRechnung AbsenderCode (eRechAbsCode)

Im Dialog eRECHNUNG wird für den Export ein Datenpfad definiert, in den die generierten eRechnungen automatisch abgelegt werden. Dies kann derselbe Ordner sein, wie er für PDF-Rechnungen genutzt wird. Der Dateiname für Ausgangsrechnungen wird automatisch aus bestimmten Rechnungsdaten generiert (wie die Clip-Vorlage für PDF-Rechnungsdrucke).

Auch für den Import eingegangener eRechnungen wird der Pfad zum laden vorgemerkt. 

In Zukunft werden die XML-eRechnungen wie Rechnungsdokumente (PDF) mit den Buchungsbelegen verknüpft und gespeichert, so dass zu allen Eingangs- und Ausgangsrechnungen die zugehörenden eRechnungen archiviert und jederzeit abgerufen werden können.

Zum Anschauen von eRechnungen kann der eRechnung-Dialog im IMPORT-Modus (Viewer) genutzt werden. Später folgt noch ein INFO-Modus.

........ (wird fortgesetzt und ausgebaut)